Na rynku dostępne jest wiele kserokopiarek zarówno kolorowych jak i monochromatycznych. Natomiast drukarki używane możemy z reguły otrzymać w bardzo przystępnych cenach. Niejednokrotnie są to urządzenia nie odbiegające od nowych sprzętów jakością a kilkukrotnie tańsze w zakupie czy nawet dzierżawie.
Przy zakupie używanej kserokopiarki czy też poleasingowej kserokopiarki powinnyśmy zwrócić uwagę między innymi na przebieg urządzenia przy czym przebiegi przy tego typu urządzeniu nawet do 500 tys nie wydają się bardzo duże. Kolejnym aspektem na który warto zwrócić uwagę jest informacja o materiałach eksploatacyjnych i nie chodzi tylko o tonery, ale również o bębny i inne elementy urządzenia.
Musimy również pamiętać, że kserokopiarki to sprzęt raczej dużych gabarytów i najlepiej przewidzieć też jego położenie w naszym biurze dodatkowo musimy zadbać od transport. Oczywiście najlepiej jeśli firma od której zamawiamy urządzenie dostarczy nam je i zainstaluje. Zawsze dodatkowym atutem będzie szkolenie z obsługi urządzenia, które nabyliśmy.
Przed zamówieniem sprzętu najlepiej sprawdzić też jaka jest wydajność tonerów i innych materiałów eksploatacyjnych oraz w jenie możemy nabyć te materiały gdy będzie taka potrzeba. Niewątpliwe jest to ważny aspekt ponieważ definiuje opłacalność zakupu kserokopiarki używanej
Wynajmując kserokopiarkę musimy zwrócić uwagę na kilka czynników. Jednym z nich jest miesięczny abonament i co w ramach takiego abonamentu otrzymujemy. Wiele firm nie oferuje wydruków w abonamencie. Zapewniają oni jedynie kserokopiarkę kolorową czy też kserokopiarkę monochromatyczną. Ewentualnym dodatkiem do tych urządzeń są materiały eksploatacyjne natomiast już od pierwszej wydrukowanej strony ponosimy koszty związane z wydrukiem. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest dzierżawa kserokopiarki z abonamentem w którym otrzymujemy odkreśloną liczbę wydruków. Pozwala to na sporą oszczędność w przypadku mniejszej liczby wydruków.
Warto też sprawdzić kserokopiarka kolorowa, którą chcemy wydzierżawić posiada wszystkie niezbędne funkcje, które na co dzień chcielibyśmy wykorzystywać lub już wykorzystujemy w sprzęcie, który posiadamy. Mogą to być opcje takie jak skanowanie do maila, automatyczny podajnik dokumentów czy też kolorowy skaner. Funkcje te najlepiej sprawdzić przed instalacją i podpisaniem umowy ponieważ często też może się okazać, że podpisaliśmy umowę a kserokopiarka która znajduje się w naszym biurze nie spełnia naszych wymagań. Wtedy wymiana sprzętu czy też zerwanie umowy może okazać się nieco kłopotliwe.
Jeśli już mówimy o wypowiedzeniu umowy na dzierżawę kserokopiarki warto właśnie zwrócić uwagę na jaki okres wypowiedzenia jest zawarty w umowie. Dodatkowo można zwrócić uwagę na dodatkowe sprawy związane z wypowiedzeniem umowy przed końcem jej trwania. Zapis o przestoju urządzenia i wcześniejszym okresie wypowiedzenia w tym wypadku może okazać się niezwykle istotny.
Gdy podpisujemy umowę na dzierżawę kserokopiarki warto się z nią dogłębnie zapoznać i ewentualne sprawy, które nie o końca nam odpowiadają powinniśmy zmienić jeszcze przed podpisaniem.